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2-② 스마트워크를 위한 추천 도구 | 이현아 (생명의숲 협동처장)
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  • schedule 2022-06-22
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아름다운재단과 비영리IT지원센터는 공익을 위해 활동하는 비영리단체의 활동가와 운영자, 대표자 여러분이 디지털 전환 과정에서 겪는 어려움을 나누고, 같은 활동가의 디지털 전환 사례와 전문가의 노하우를 참고하실 수 있도록 칼럼 <우리 IT가 좋아졌어요 - 알고보면 더 재미나는 IT 이야기>를 연재합니다.

  1. 비영리를 위한 IT 하소연
  2. 비영리를 위한 디지털 전환
  3. 비영리를 위한 정보 보안
  4. 비영리를 위한 홈페이지 운영
  5. 비영리를 위한 디지털 마케팅
  6. 비영리를 위한 온라인 모금
  7. 비영리를 위한 영상 콘텐츠 입문

2. 비영리를 위한 디지털 전환
② 스마트워크를 위한 추천 도구

이현아 (생명의숲 협동처장)

> 우리는 무엇으로 함께 일할 것인가

 

스마트워크는 정보통신기술(ICT)을 활용해 사무실을 벗어나 언제, 어디서나 일할 수 있는 업무환경을 조성하는 것이다. 개인의 업무 효율성 증대뿐 아니라 어떻게 함께 일할지를 고려해야 하며, 이를 위해 가장 적절한 도구를 선택하는 것이 무엇보다 중요하다. 

 

비영리단체가 협업 도구를 선택할 때 고려할 사항은 다음과 같다. 

  • 커뮤니케이션 도구 : 기존 메신저를 유지할 것인가, 별도의 도구를 도입할 것인가
  • 업무관리 도구 : 프로젝트 관리의 수준, 자료 공유 방식, 백업 기능 유무
  • 화상회의 도구 : 접속 편의성, 자료 공유 방식, 녹화기능, 그 외 추가기능 제공
  • 데이터 관리 : 공동작업 필요 여부, 단순 자료 위주 공유, 제공 용량

 

> 온라인 협업도구 사용기

 

내가 속한 조직은 도구 하나로 모든 기능을 다 쓸 수 있는 올인원 도구보다는 특정 기능에 최적화된 있는 도구 여러 개를 도입, 연동해 사용한다. 미리 도구별 비영리 대상 지원 정책이 있는지, 기기와 관계 없이 사용 가능한지, 기본 기능만으로도 충분히 역할을 하는지 여부를 검토한 뒤 도입했다.  

 

하나. 구글 워크스페이스
클라우드 기반으로 공동 작업이 가능한 구글 워크스페이스는 여러 도구의 연결고리 핵심 축을 담당한다. 비영리 대상 무료 및 할인 제공 정책이 있으며, 무료 요금제로도 충분하게 활용할 수 있다. 공유 드라이브는 잘 활용하면 저장 용량 걱정없이 사용할 수 있으며, 최근 업데이트를 거친 뒤 이젠 간단한 전자결재도 가능하다. 구글 워크스페이스 학습센터에 올라온 자료만 숙지해도 충분히 다양하게 사용할 수 있고, 조직 외부 사람과도 자료를 공유하고 공동 업무를 수행할 수 있는 게 가장 큰 장점이다. 하지만 링크만으로도 자료를 공유할 수 있기 때문에 조직 내 보안 정책을 제대로 수립하지 않으면 예상치 못하게 개인정보나 중요 문서가 유출될 수 있고 유출을 파악하기 어렵다는 단점이 있다. 

 

관련교육 : 스마트워크 시스템 도입 및 활용 (1)

관련교육 : 스마트워크 시스템 도입 및 활용 (2)

관련링크 : 비영리단체를 위한 Google Workspace

 

둘. 마이크로소프트 365(M365)
마이크로소프트는 커뮤니케이션 도구 마이크로소프트 팀즈(이하 팀즈)를 포함한 협업 도구 마이크로소프트 365(이하 M365)를 비영리단체에 할인 제공한다. 무료 요금제도 있지만 원드라이브와 팀즈 정도 사용 가능하고 기기에 오피스 365(워드, 엑셀, 파워포인트 등)를 설치할 수 없다. 우리가 해당 도구를 도입했던 2015년에는 팀즈 출시 전이라 도입을 고려하지 않았고, 단지 오피스 프로그램을 설치하기 위해 구독한 것에 불과해 현재 M365로 제공되는 기능을 충분히 쓰진 않는다. 원드라이브는 백업이 상대적으로 불편하고, 허접한 컴퓨터에서 잘 안 돌아가는 문제로 골치를 겪다 포기한 도구이다. 그러나 오피스 365와 원드라이브가 제공하는 1TB의 저장용량만으로도 충분히 매력적인 도구이다. 

 

관련교육 : 비영리 스마트워크 시스템 M365 도입과 활용 1탄

관련교육 : 비영리 스마트워크 시스템 M365 도입과 활용 2탄

관련교육 : 협업되지? 사형제 : 비영리 협업도구 사례공유회 - 마이크로소프트 팀즈

관련링크 : 마이크로소프트 365 공식 페이지

 

셋. 슬랙
온라인 커뮤니케이션 도구로 기업형 메신저의 대표격이다. 2020년 말부터 한글을 지원해 큰 장벽이 사라졌다. 비영리용 무료 요금제만으로도 충분히 활용 가능하다. 다양한 외부 도구와 연동할 수 있으며, 특히 구글 워크스페이스를 연결하면 슬랙 내에서 캘린더 등록과 관리,  화상회의 접속, 이메일 공유도 가능하다. 자체 워크플로우 빌더도 있다. 아래 소개할 닥스웨이브와도 연동되기 때문에 슬랙에서 문서를 확인, 결재할 수 있다. 어플리케이션 설치 없이 주소만 쳐서 접속해도 되며, 슬랙을 사용하는 외부 기업, 단체와 채널을 연결할 수도 있다. 다만, 채널 관리를 제대로 하지 않으면 너무 많은 채널 속에서 길을 잃기 쉽고, 비공개 채널과 DM(Direct Message)를 너무 많이 사용하면 기존 메신저와 다를 게 없어진다. 

 

관련교육 : 협업되지? 사형제 : 비영리 협업도구 사례공유회 - 슬랙

관련링크 : 비영리단체용 슬랙 할인 신청

 

넷. 닥스웨이브
구글 기반 전자결재 도구로, 닥스웨이브가 자체 운영하는 비영리단체(지정기부금단체) 대상 무료 정책이 있다. 인원 수에 맞춰 1년간 무료로 쓸 수 있는 시트를 제공하고 매월 이를 차감하는 형태이기에 다 사용하면 재신청을 해야 한다. 과거 그룹웨어들은 전자결재 문서 양식 등록을 제한하거나, 양식 등록 비용을 개별 책정하는 방식으로 운영했는데, 닥스웨이브는 양식 자체를 구글 문서나 스프레드시트로 생성하고 자유롭게 등록한 뒤 사용할 수 있다. 알림 방식은 지메일, 슬랙 중 선택할 수 있으며 조직 외부자도 결재문서의 수신자로 설정할 수 있다. 구글 캘린더와 연동해 휴가 관리 등을 할 수도 있다. 가장 큰 단점은 모바일 앱이 없다는 것이며 모바일 웹 버전에서는 기안문서를 작성할 수 없다. 화면 글씨 크기를 50%로 줄이면 PC 버전으로 바뀌어 기안문서를 쓸 수 있다. 

 

관련링크 : 닥스웨이브 홈페이지

관련링크 : 닥스웨이브 비영리단체 지원 안내 1(방법)

관련링크 : 닥스웨이브 비영리단체 지원 안내 2(기준)

 

다섯. 노션
원페이지 협업도구로 개인은 무료로 사용할 수 있다. 한 페이지 안에서 일정 관리, 할 일 관리, 문서 작성 등이 가능하다. 웹클리핑 도구를 제공하므로 다양한 콘텐츠를 모으고 공유하는 게시판으로 사용할 수도 있다. 복잡한 프로젝트 관리 도구를 사용하는 것보다 오히려 쉽고 편하게 활용할 수 있다. 페이지 제작도 쉽고 외부 공유도 쉽기에 홈페이지처럼 쓰기도 한다. 아직은 외부 서비스와의 연동이 잘 되지 않고 가끔 접속이 불안정할 때가 있는 것이 단점이다. 백업을 종종 해놓는 게 마음 편하다. 

 

관련교육 : 떠오르는 스마트워크 도구 노션 이야기

관련교육 : 협업되지? 사형제 : 비영리 협업도구 사례공유회 - 노션

관련링크 : 노션 홈페이지

 

> 그리고…

 

Zoom(화상회의 도구), Zapier(워크플로우 자동화 도구)도 추천한다. Zapier는 아직 한글을 지원하지 않으나 이를 극복하고 잘 활용하면 다양한 형태로 업무 도구를 연결할 수 있다. 간단한 회의나 내부 회의는 구글 워크스페이스 도구 중 하나인 구글 미트로 충분히 소화 가능하다. 업무 중 구성원 간 통화나 간단한 미팅은 슬랙 자체 화상회의 도구나 허들(오디오 토론 기능)을 사용하는 것도 좋다. 더 나아가 게더타운 같은 메타버스 플랫폼 안에 일터와 이벤트 공간을 구축하는 것도 고려해볼 수 있다. 자체 후원 프로그램을 가지고 있으니 파격적으로 사무실을 없애기에 좋은 기회일 수 있다. 

 

> 도움이 되는 정보 찾기

 

구글 워크스페이스, 마이크로소프트365, 슬랙, Zoom 등은 테크숩코리아를 통해 안내, 제공받을 수 있다. 
닥스웨이브는 기업에 개별 문의한 후 비영리용 요금으로 사용할 수 있으며, 노션은 테크숩코리아를 통한 비영리 혜택을 론칭할 예정이다(시기 미정).

 

관련링크 : 테크숩코리아 Google Workspace 취득 안내

관련링크 : 테크숩코리아 마이크로소프트 365 취득 안내

관련링크 : 테크숩코리아 슬랙 취득 안내

관련링크 : 닥스웨이브 비영리단체 지원 신청서

 

사용법을 익힐 때에는 각 도구의 도움말 서비스를 추천한다. 구글 워크스페이스 학습센터, 슬랙 고객지원센터, 노션 도움말센터 등만 잘 읽어도 기능을 숙지하는 데 무리가 없다. 쓰다가 익숙해지기도 하겠지만 조직과 개인에 맞추어 최적화하기 위해선 사전에 충분히 기능을 숙지하는 것이 중요하다.

 

앞선글 : 2-① 디지털 전환을 위한 준비사항 | 이현아 (생명의숲 협동처장)

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